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E-Mail-Konten-Einstellungen

Mail-Konten und Einstellungen im E-Mail-Client

Ein E-Mail-Anbieter stellt mindestens einen sogenannten E-Mail-Server zur Verfügung. Das SMTP-Protokoll ist das Kommunikationsprotokoll, das für den Transfer der E-Mail vom Mail-Client zum Mail-Server und zwischen den Mail-Servern über das Internet sorgt. Außerdem hat es die Aufgabe, die E-Mail aus dem Internet über den Mail-Server des Empfängers entgegenzunehmen. Der Mail-Server des Empfängers kann die E-Mails dann an die Postfächer verteilen.
In einem E-Mail-Client muss zum Versand von E-Mails ein E-Mail-Server angegeben werden. Der Name des E-Mail-Servers setzt sich meist in dieser Art zusammen: smtp.servername.de.
Außerdem bietet der E-Mail-Anbieter Postfächer in denen die E-Mails für die Empfänger zum Abholen bereit liegen. Zwei Kommunikationsprotokolle haben sich für das Abholen von E-Mails aus den Postfächern durchgesetzt: POP3 (Post Office Protocol; Version 3) und IMAP (Internet Message Access Protocol). Der Aufbau des Namens des entsprechenden E-Mail-Servers sieht meist folgendermaßen aus:

pop3.servername.de bzw. imap.servername.de.

POP3 ist ein limitiertes Kommunikationsprotokoll, das in der Standardeinstellung erlaubt, E-Mails aus dem E-Mail-Postfach des Mail-Servers abzurufen und dann lokal auf dem eigenen Computer im E-Mail-Client zu speichern. Dabei werden in der Regel die E-Mails im E-Mail-Postfach auf dem E-Mail-Server automatisch gelöscht, wenn es nicht explizit anders konfiguriert wird. Wenn die E-Mails abgerufen wurden und später eine Anmeldung im Webmailer erfolgt, sind die E-Mails dort nicht mehr verfügbar, sondern nur noch auf dem Computer, auf dem der E-Mail-Client die E-Mails abgefragt hat. Damit wird natürlich Platz frei im Online-Postfach, auf dem E-Mail-Server. Das ist von Vorteil, wenn der Onlinespeicherplatz sehr begrenzt ist.

Screenshot für die Server-Einstellungen mit einem IMAP E-Mail-Postfach
Screenshot für die Server-Einstellungen mit einem IMAP E-Mail-Postfach

Damit Internet-Nutzer von überall und zu jeder Zeit mit einem E-Mail-Client auf ihre E-Mails zugreifen können, gibt es das leistungsfähigere Kommunikationsprotokoll IMAP. Die E-Mails verbleiben auf dem E-Mail-Server und der E-Mail-Client zeigt die E-Mails nur an, wenn eine Internetverbindung besteht. Um Offline arbeiten zu können, kann der E-Mail-Client so eingestellt werden, dass Kopien auf dem lokalen Computer verbleiben. Sobald eine Verbindung zwischen dem E-Mail-Server und dem E-Mail-Client besteht, werden die E-Mails jedes Mal synchronisiert. Der Vorteil liegt auf der Hand. Nutzer können von überall mit einem E-Mail-Client auf alle E-Mails zugreifen - mit allen Komfortfunktionen, die ein solcher E-Mail-Client bietet. Außerdem ermöglicht diese Umsetzung eine doppelte Datenhaltung (auf dem E-Mail-Server und dem Computer), also ein automatisches Backup. Ein Nachteil ergibt sich, wenn wenig Speicherplatz auf dem E-Mail-Server zur Verfügung steht oder der Speicherplatz beschränkt ist. Wenn der Platz belegt ist, muss der Nutzer die E-Mails löschen oder herunterladen und lokal speichern. IMAP wird aber normalerweise nur mit großem Speicherplatz angeboten. Die IMAP-Lösung ist bei genügend Speicherplatz die komfortablere und zukunftsorientierte Alternative. Bei einigen Gratis-E-Mail-Anbietern ist das IMAP-Protokoll leider erst in einer kostenpflichtigen Variante verfügbar.

Die Einstellungen zum Einrichten eines E-Mail-Postfachs finden sich im Allgemeinen in den Hilfeseiten des E-Mail-Anbieters.

POP

IMAP

E-Mails empfangen (veraltet)

E-Mails empfangen (zukunftsweisend)

E-Mails sind nach dem Abrufen vom E-Mail-Server in der Regel gelöscht und nur noch lokal verfügbar (in der Standardeinstellung)

E-Mails bleiben beim Abrufen auf dem E-Mail-Server und sind weiterhin online verfügbar.

Bei IMAP können mehrere Postfächer (E-Mail-Adressen) gleichzeitig verwaltet werden.

Speicherplatz auf E-Mail-Server muss nicht groß sein

Großer Speicher auf dem E-Mail-Server erforderlich

E-Mails nur solange über Webmailer erreichbar, wie sie nicht abgerufen werden

Alle E-Mails auch per Webmailer erreichbar

Tabelle: POP3, IMAP, SMTP auf einen Blick

Tipp zum E-Mail-Protokoll:

  • Nutzen Sie die IMAP-Technologie, wenn möglich, da sie zuverlässig, flexibel und zukunftsweisend ist! Achten Sie auch hier auf eine TLS/SSL-Verschlüsselung zum Mail-Server!

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